Thực thi chiến lược cuộc đời - Hành động là trung tâm của mọi chiến lược - Quản trị thời gian

1. Lý thuyết

Vậy là bạn đã hoàn thành:

1. Định vị bản thân => điểm xuất phát
2. Thiết lập được mục tiêu cuộc đời => đích đến
3. Thiết lập chiến lược và cách đánh chiến lược => chiến lược đi từ điểm xuất phát tới đích đến

Việc tiếp theo và cũng là việc cuối cùng bạn làm là HÀNH ĐỘNG. Bởi vì hành động là trung tâm của mọi chiến lược. Cho dù bạn có năng lực bên trong của bạn có giỏi đến đâu, cho dù cơ hội ngoại lực bên ngoài có tốt đến mấy, nếu bạn không hành động, mọi thứ đều vô nghĩa. => Đây là quy luật của vũ trụ: LUẬT HÀNH ĐỘNG. Luật hành động là chất xúc tác để tất cả các luật vũ trụ khác được xảy ra, VD: Luật hấp dẫn, Luật nhân quả … (xem thêm về Ứng dụng 12 Quy luật của vũ trụ (Universal Law) và 21 Phụ luật của vũ trụ vào cuộc sống để hạnh phúc và thành công hơn: http://1trieunhatamly.com/blog/12-quy-luat-cua-vu-tru-universal-law-va-21-phu-luat )

2. Hành động là trung tâm của mọi chiến lược

2.1 Quản trị thời gian – Tập trung làm điều quan trọng

• Thời gian là nguồn lực vô giá, tại sao có những người trong 24h có thể làm được rất nhiều việc, tạo giá trị cho cả thế giới, trong khi đó có những người 24 giờ không làm được việc gì có giá trị? lại còn cảm thấy cuộc đời vô nghĩa, mất phương hướng? …
• Steve Jobs từng chia sẻ câu nói “Tương lai được mua bằng hiện tại”. Thời gian ở hiện tại là thời gian vô giá nhất kiến tạo nên nhiều điều kỳ diệu trong tương lai. 
• Bạn đã biết cách quản lý thời gian của mình chưa? Bạn đã có kế hoạch gì cho ngày hôm nay chưa? Có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là bạn đang làm chủ cuộc sống và làm tương lai của mình.

2.1.1 Công thức tính thời gian: t = s / v

Có rất nhiều phương pháp, thủ thuật, lời khuyên … về quản lý thời gian hiệu quả, tất cả đều xoay quanh công thức này: t = s / v

• t: là thời gian bạn hoàn thành mục tiêu 
• s: con đường đi từ điểm xuất phát tới mục tiêu
• v: tốc độ hành động của bạn

Để thời gian (t) hoàn thành mục tiêu là ngắn nhất, bạn cần:

1. Con đường (s) kết nối từ điểm xuất phát tới mục tiêu là ngắn nhất. VD:
   • Phương pháp tối ưu nhất
   • Tận dụng cơ hội (O - Opportunities) hiệu quả nhất
   • Tránh được nguy cơ (T - Threats)
   • Tầm nhìn, kiến thức là tốt nhất
   • …
2. Tốc độ (v) hành động là cao nhất
   • Tận dụng tối đa điểm mạnh (S - Strengths)
   • Hạn chế tối đa điểm yếu (W - Weaknesses)
   • Trường năng lượng là cao nhất
   • …

2.1.2 3 cấp độ quản trị thời gian:

Cấp độ 1: Đảo ngược thời gian (1 giờ ⇄ 1 phút) => Theo dõi thời gian

Phân tích:

• Tại sao có những lúc ta cảm thấy thời gian trôi quá nhanh? Chưa kịp làm gì đã hết giờ? => VD: chợp mắt một xíu đã mất 3 tiếng, ốm li bì khi khỏi đã thấy mất 3 ngày, ngồi nói chuyện với bạn một chút đã trôi qua cả buổi chiều …
• Ngược lại, tại sao có lúc ta lại cảm thấy thời gian trôi đi quá chậm? Nóng lòng chờ đợi mãi mà thời gian mới trôi qua có 1 phút? => VD: Nằm trằn trọc không ngủ được đợi mãi không tới sáng, Đang đau bụng mà còn đợi xếp hàng cảm giác phải đợi quá lâu, đang có việc gấp mà chờ bạn mãi 5 phút vẫn không thấy tới …
• Tại sao cùng là thời gian, nhưng có lúc bạn cảm thấy trôi quá nhanh? Có lúc lại trôi đi quá chậm? có lúc 1 giờ là chỉ như cái chớp mắt 1 giây? Có lúc chờ đợi 1 phút mà như là cả tiếng đồng hồ => sự khác nhau đó chính là quan sát thời gian
  • Khi bạn quan sát và theo dõi thời gian => bạn sẽ biết được từng giây từng phút trôi qua, bạn sẽ trân trọng được từng phút giây, thời gian sẽ luôn ở bên bạn, bạn sẽ sử dụng nó được tối đa => kết quả là thời gian trôi đi không lãng phí một giây phút nào, bạn sẽ có rất nhiều thời gian
  • Khi bạn quên quan sát và theo dõi thời gian => từng giây phút trôi qua nhưng bạn không ý thức được điều đó, khi quay lại xem thời gian, có lẽ đã mất mấy tiếng hoặc mấy ngày trôi qua, có những lúc bạn sẽ ngạc nhiên và thốt lên “Ôi, đã cuối tuần rồi ư? Mình chẳng làm được suất cả tuần!”
• Hiệu ứng tâm lý “Hiệu ứng võng mạc”: khi bạn chú ý tới cái gì thì cái đó sẽ xuất hiện nhiều. VD: khi bạn chú ý tới thời gian thì thời gian sẽ xuất hiện nhiều, khi bạn thích và muốn mua ô tô màu đỏ thì đi đâu bạn cũng sẽ thấy ô tô màu đó (mặc dù những ngày khác bạn chẳng để ý tới điều này)

Kết luận: Hãy luôn quan sát và theo dõi thời gian

• Hãy biến 1 giờ thành 1 phút => theo dõi sát sao thời gian, nhìn từng giây từng phút trôi qua. VD: phương pháp quả cà chua Pomodoro, hãy luôn xem giờ, đặt đồng hồ ngay trước mắt, có đồng hồ đeo tay …
• Hãy biến 1 phút thành 1 giờ => quên thời gian

Cấp độ 2: Đảo ngược thời điểm (tương lai 10 năm ⇄ hiện tại) => Làm điều quan trọng (không để việc cấp bách điều khiển) - Ma trận Eisenhower

Phân tích:

• Có bao giờ bạn cảm thấy bạn đã nỗ lực rất nhiều, nhưng cuối cùng trong tay chẳng có gì? Sự nghiệp chẳng có gì trong khi đó bạn bè đã thành công hết rồi? 10 năm trôi qua thật vô nghĩa trong khi mình đã 40-50 tuổi? …
• Ngược lại, có bao giờ bạn thấy rằng mặc dù bao nhiêu khó khăn đến cuộc đời bạn, như muốn làm bạn gục ngã, nhưng cuối cùng bạn thấy những nỗ lực của bạn đã được đền đáp xứng đáng, 10 năm qua thật đáng sống, mình hài lòng với những gì đã làm? …
• Những cảm giác đó là bởi vì kết quả của bạn đã hoàn thành được những điều quan trọng trong cuộc đời hay không? Nếu không làm được điều quan trọng, 10 năm trôi qua sẽ thật vô nghĩa …

Kết luận: Hãy luôn tập trung ưu tiên hoàn thành những mục tiêu quan trọng của cuộc đời

• Hãy rút ngắn 10 năm sau thành Hiện tại => làm những việc quan trọng của cuộc đời => tham gia chương trình “7 NGÀY QUẢN TRỊ CUỘC ĐỜI” để biết mục tiêu nào mới thực sự là quan trọng, và sau đó áp dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (được hướng dẫn ở phía dưới trong phần Lập thời gian biểu).
• Sai lầm khi biến Hiện tại thành 10 năm sau => nếu bạn sống theo sự buông thả, sống không có mục tiêu cuộc đời, 10 năm sau bạn sẽ phải ngồi nhìn lại và hối tiếc cho hiện tại bây giờ, bạn sẽ tiếc nuối 10 năm vô nghĩa đã trôi qua.

Cấp độ 3: Đảo ngược vận mệnh (100 năm ⇄ 1 giờ) => Học hỏi kinh nghiệm của người khác

Phân tích:

• Có bao giờ bạn ngồi nói chuyện với ai đó, nghe bài giảng nào đó, đọc cuốn sách nào đó … tự nhiên bạn ngộ ra một điều gì đó vô cùng tuyệt vời, bạn như thấy một cuộc đời mới, một sứ mệnh mới, một lẽ sống mới mà trước nay bạn đang sống một cuộc đời không đúng … và bạn quyết định thay đổi vận mệnh cuộc đời mình.
• Cảm giác đó chính là bởi bạn được mở rộng tầm nhìn. Bạn có thể mở rộng tầm nhìn của mình bằng cách: học từ những người thành công nhất, học từ sách, dấn thân trải nghiệm …. => Đừng 'chết năm 25 tuổi nhưng 75 tuổi mới được chôn'

Kết luận: Hãy luôn mở rộng tầm nhìn để tự tạo ra sứ mệnh và làm chủ vận mệnh của mình 

• Hãy rút ngắn 100 năm thành 1 năm => Hãy luôn mở rộng tầm nhìn để thấy trước 100 năm, bằng cách học hỏi kinh nghiệp của người sách => Tham gia chương trình rèn TRÍ - “7 NGÀY MỞ RỘNG TẦM NHÌN” của chúng tôi. Hãy dành 1 giờ / ngày để học hỏi và mở rộng tầm nhìn.

2.1.3 Lập thời gian biểu và hành động

Bước 1: Thói quen và phản xạ phân loại công việc theo mức độ ưu tiên (2 tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp) - Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại công việc theo 2 tính chất: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó:

• Những việc quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không tạo ra kết quả tức thì, nhưng bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng mới do có tư duy nhạy bén.
• Những việc khẩn cấp: Khá nhạy cảm về thời gian, đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến công việc tập thể, các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình. Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải quyết chúng.

Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn chia các đầu công việc của mình thành 4 loại:

• Nhóm ưu tiên 1: Quan trọng và khẩn cấp => cần phải làm ngay lập tức
  • Là các công việc có tính “khủng hoảng”
  • VD: nợ đến hạn, thi đến hạn …
  • Ảnh hưởng của nhóm này: thường khiến bạn bị động => cần dự tính trước tình huống
• Nhóm ưu tiên 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp => lên kế hoạch để thực hiện 
  • Là các việc có tính “mục tiêu cuộc đời” => bạn dễ bị lừa vì nó tạo cảm giác từ từ mới cần làm
  • VD: sự nghiệp (bằng cấp, hiểu biết), gia đình, sức khỏe …
  • Ảnh hưởng của nhóm này: sẽ giúp bạn thành công và hạnh phúc => cần quản trị được các mục tiêu cuộc đời => tham gia chương trình rèn TRÍ - “7 NGÀY QUẢN TRỊ CUỘC ĐỜI”
• Nhóm ưu tiên 3: Không quan trọng nhưng khẩn cấp => nên ủy thác, bàn giao cho người khác
  • Là các công việc có tính “ủy quyền” => phụ nữ hay bị dính mắc 
  • VD: email cần trả lời, giặt đồ, ăn, tắm … 
  • Ảnh hưởng của nhóm này: làm bạn sống “tủn mủn”
• Nhóm ưu tiên 4: Không quan trọng và không khẩn cấp => phải được loại bỏ
  • Là các công việc có tính “sinh hoạt” => đàn ông hay dính mắc
  • VD: ăn nhậu, chơi game … => đàn ông hay dính mắc
  • Ảnh hưởng của nhóm này: làm bạn sống như đã chết

Theo thống kê, những người thàn công sử dụng quỹ thời gian như sau:

• 60% cho Ưu tiên 2
• 20% cho Ưu tiên 1
• 20% cho ô Ưu tiên 3 và 4
  • Trẻ thì tập trung Ưu tiên 3 => tự làm cho quen
  • Lớn tuổi tập trung Ưu tiên 4 => đã có điều kiện thuê người / ủy quyền, cân bằng cuộc sống

Bằng cách áp dụng phân loại như trên vào kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể tập trung tăng năng suất và hiệu quả công việc, cũng như loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng, gây lãng phí thời gian.

1 số phương pháp khác tương tự giúp bạn phân loại công việc theo mức độ ưu tiên:

• Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)
  • Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (cần phải làm đầu tiên).
  • Viên sỏi: Công việc quan trọng kế tiếp (bao gồm việc có thể giao cho người khác).
  • Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh.
  • Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè.

• Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
  • Công thức xắp xếp thứ tự ưu tiên: Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu quả
  • Nỗ lực và Hiệu quả đánh giá trên thang điểm từ 1-10
  • Ví dụ:
    • Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp => Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 10/2 = 5
    • Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing => Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 4/4 = 1 
    • Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin => Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 1/10 = 0.1

Bước 2: Thói quen nén thời gian, nâng cao hiệu suất - Định luật Parkinson

Định luật Parkinson cho rằng: nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó. Có thể hiểu đơn giản là nếu bạn càng dành nhiều thời gian cho một công việc nào thì càng tốn nhiều công sức để làm hoàn chỉnh, chỉnh chu công việc. Thay vào đó, bạn nên quản lý thời gian hiệu quả, mỗi công việc đều có thời lượng riêng.

Để tránh thời gian kéo dài làm công việc bị nở ra, bạn có thể lập kế hoạch hành động theo phương pháp SMART: Nguyên tắc Smart khi dịch ra tiếng Việt tức là nguyên tắc “thông minh”. Có thể hiểu đây là nguyên tắc giúp bạn định hình và thiết lập mục tiêu hiệu quả. Bạn sẽ xác định được khả năng của mình ở đâu để từ đó xây dựng kế hoạch và thực hiện. Cụ thể nguyên tắc Smart sẽ được triển khai theo mô hình 5 yếu tố, bao gồm:

• S – Specific (Tính cụ thể)
• M – Measurable (Tính đo lường)
• A – Attainable (Tính khả thi)
• R – Relevant (Tính liên quan, thực tế)
• T – Time – Bound (Giới hạn thời gian)

2.1.4 Tổng kết các bước quản trị thời gian hiệu quả

1. Vẽ bức tranh lớn tổng quan vĩ mô để biết việc nào thực sự quan trọng và đưa ta đến mục tiêu cuộc đời => tham gia chương trình rèn TRÍ “7 NGÀY QUẢN TRỊ CUỘC ĐỜI” và “7 NGÀY MỞ RỘNG TẦM NHÌN”
2. Thói quen và phản xạ phân loại mức độ ưu tiên (quan trọng và khẩn cấp) => Ma trận Eisenhower
3. Quan sát và theo dõi thời gian trôi, có deadline (hạn chót) cụ thể và deadline không quá dài dẫn tới công việc bị xao nhãng hoặc tự nở ra => Định luật Parkinson

2.2 Rèn luyện và dấn thân trải nghiệm – Học chủ động

Kim tự tháp học tập:

Để năng cao tốc độ hoàn thành các mục tiêu cuộc đời, ngoài việc học hỏi lý thuyết, bạn cần phải dấn thân hành động, để nâng cao kỹ năng và tốc độ hành động.

Bạn sẽ nhớ được:

1. 5% nội dung khi nghe một bài giảng (phương pháp truyền thống)
2. 10% khi bạn đọc sách
3. 20% từ các thiết bị nghe nhìn
4. 30% từ các thiết bị mô phỏng (tương tự các phương pháp mang tính mô phỏng)
5. 50% từ thảo luận nhóm (tương tự các phương pháp tham gia)
6. 75% từ việc thực hành, tự trải nghiệm
7. 90% thông qua việc dạy lại cho người khác

2.3 Liên tục di chuyển Định vị bản thân và bám đuổi mục cân bằng mục tiêu hàm số cân bằng cuộc đời

Mọi hành động sẽ trở nên vô nghĩa nếu như nó không liên quan và không giúp bạn đạt tới mục tiêu cuộc đời. 

Xem lại nội dung chương trình:

1. Chương trình "ĐỊNH VỊ BẢN THÂN - (IKIGAI, JOHARI)": Sống hạnh phúc! Sống thành công!
2. Chương trình “THIẾT LẬP MỤC TIÊU CUỘC ĐỜI - IKIGAI, BSC”: Cân bằng cuộc sống Cá nhân – Gia đình – Xã hội!
3. Chương trình “XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CUỘC ĐỜI - KIM TỨ ĐỒ CASHFLOW, MA TRẬN SWOT”: Xác định thế trận và cách đánh chiến lược cuộc đời 

3. Thực hành

1. Lập danh sách công việc cần làm cho 3 cấp độ quản trị thời gian
2. Phân bố danh sách công việc vào bảng Ma trận Eisenhower (quan trọng và và khẩn cấp)
3. Lập thời gian biểu SMART cho 3-5 việc có mức ưu tiên cao nhất
4. Lập thời gian biểu SMART co 3-5 việc bạn sẽ học chủ động (thảo luận nhóm / tự trải nghiệm / dạy lại cho người khác)
5. Hành động theo thời gian biểu SMART đã đề ra

4. Bài tập rèn luyện

Được gửi trên nhóm rèn luyện của học viên!